lunes, 30 de noviembre de 2015

Trabajo de libre espacio: ¿Para qué trasladar a personas si podemos trasladar información?

Aptitus por G de Gestión. ¿Por qué no sustituir la obligación de cumplir un horario por la responsabilidad de cumplir un objetivo? Estas preguntas, y varias más, son resueltas para saber los pros y contras del trabajo flexible en la coyuntura peruana.

El teletrabajo es la posibilidad que tiene un empleado (en una relación laboral de dependencia) de trabajar fuera de la oficina.

El teletrabajo es una tendencia global. Según Citrix, para el 2020, la mitad de los trabajadores laborará de forma remota. Hace pocos días, el editorial del diario El Comercio (23-09-2015) daba algunas pistas sobre esta tendencia: entre un 10% y un 20% de gerentes utilizan esta modalidad, según The Economist.
El editorial también habla de lo que puede suponer el reglamento de la Ley Nº 30036, que regula el teletrabajo y que –tememos– podría resultar restrictivo y conseguir lo contrario a lo que debería apuntar: otorgar flexibilidad, tanto a empleados como empleadores, con una modalidad de trabajo más conveniente, consecuente con las funciones desempeñadas, en línea con el estilo de trabajo de la mayor parte de la fuerza laboral, que aprovecha al máximo las posibilidades de la tecnología y que, finalmente, resulte en un sistema conveniente y productivo.
Es muy importante evitar que el teletrabajo se torne en una nueva “modalidad” de contratación, con una reglamentación anacrónica –como buena parte de nuestra regulación laboral actual– y que busque un exceso de control tanto sobre el empleado como el empleador, incorporando mecanismos de vigilancia e inspección exagerados e innecesarios que perjudiquen una práctica muy extendida, tanto a nivel mundial como en nuestra región.
Actualmente, países como México, Brasil y Colombia cuentan con leyes que regulan el teletrabajo, mientras que en Chile y Argentina se están discutiendo reglamentos similares.
Yo trabajo desde casa.
El teletrabajo, trabajo remoto o trabajo flexible es la posibilidad que tiene un empleado (en una relación laboral de dependencia) de trabajar fuera de la oficina de su empleador: organizando las tareas, adecuando las competencias de los empleados y de sus superiores, para la realización de determinadas tareas en cualquier lugar. La pregunta que emerge de la tecnología a partir de esta práctica es: ¿para qué trasladar a las personas si podemos trasladar la información?
Dos aspectos son fundamentales: por una parte, el hecho que el trabajador no tenga obligatoriamente que asistir al centro de trabajo todos los días es lo que marca esta figura y la dota de una gran libertad. El trabajador puede trabajar desde su casa, en la tranquilidad de una biblioteca, en una cafetería, en un parque, ser itinerante, en fin, las posibilidades son innumerables. De otro lado, que las relaciones del día a día con el empleador pueden ejecutarse a través de medios informáticos.
Para el empleado, se sustituye la obligación de cumplir un horario por la responsabilidad de cumplir un objetivo. Para esto es indispensable instaurar una cultura de confianza: confianza en el jefe, en el empleado, en los compañeros de trabajo, en la compañía, en la tarea que realiza y también en uno mismo, ya que el trabajador debe estar convencido de poder trabajar fuera de la oficina.
En el caso de empresas tradicionales, se debe implementar una política de orientada al cumplimiento de objetivos. Cuando se trabaja por objetivos, los empleados tienen que cumplirlos, estén o no estén dentro de una oficina: esta es la mejor definición de teletrabajo.
Cómo implementarlo.
Existen muchas empresas en el mundo que, desde hace muchos años, tienen el objetivo de lograr una serie de beneficios, como una mejor conciliación del trabajo con la vida personal, una optimización de tiempo de desplazamientos y una mejora de la performance de los empleados. Muchas de ellas han abrazado el concepto del teletrabajo.
En primer lugar, fueron las empresas de tecnología, como IBM, Nokia, Sun Microsystems, Hewlett Packard o Microsoft, las que a principios de los noventa comenzaron a cuestionar la necesidad de la presencia física diaria de los empleados en los centros de trabajo y plantear la posibilidad de que las personas pudieran utilizar la tecnología, que en muchos casos ellos mismos desarrollaban, para realizar sus labores de forma remota.
Evidentemente, no todas las personas, ni todas las funciones, ni todas las tareas son buenas candidatas al teletrabajo. Cualquier trabajador que deba realizar sus labores con dependencia de otras personas o de algún tipo de equipo no portátil, que trabaje en manufactura o en atención de público no podrá ser candidato a convertirse en teletrabajador.
Que los empleados “salgan” de las oficinas no es el primer paso: debe ser el último. Lo primero que se debe hacer es analizar la cultura empresarial, evaluar las tareas para determinar si es posible realizarlas sin presencia física de los trabajadores, analizar los estilos de liderazgo de los supervisores o gerentes (tan importante como el teletrabajador es el “telejefe”), se deben evaluar las competencias de los trabajadores y, por último, indagar cómo será el lugar o lugares donde el empleado realizará sus tareas.
Cualquier falla en este proceso, puede resultar en que el teletrabajo falle también. Una cosa es implantar flexibilidad de horarios, algunos días libres o salir temprano los viernes. Estos son puntos positivos, paro falta la contraparte del teletrabajador: la productividad.
La ecuación debe ser win-win: el empleado obtiene flexibilidad/felicidad y el empleador obtiene productividad/rentabilidad.
¿Siempre funciona el teletrabajo?
Sin duda, no es así. Además de lo explicado anteriormente acerca del proceso que se debe seguir, hay casos en los que el teletrabajo ha sido percibido como algo negativo.
Marisa Mayer, CEO de Yahoo!, “removió” el mundo con el anuncio de la eliminación de la política de trabajo remoto o teletrabajo para sus trabajadores. La noticina causó revuelo en los foros especializados, incluso, alguno llegó a decir que Mayer llevaba a su compañía hacia atrás en un mundo en que el teletrabajo ofrece las mayores ventajas a los negocios –uno de los más grandes detractores fue Richard Branson, CEO de Virgin Group–.
La realidad dista un poco de lo que se habló en las noticias, foros y redes sociales. El famoso memorándum de Meyer, en efecto, dice claramente que cuando las personas no se encuentran físicamente juntas, en la oficina, no se produce el nivel de innovación deseado.
En una empresa cuyo negocio principal tiene que ver con el desarrollo de software, la ubicación física de las personas (co-location) es absolutamente clave. Sin embargo, en el cuerpo del propio memorándum, la CEO dice explícitamente que los trabajadores son responsables de utilizar su mejor juicio para definir si deben ausentarse en algún momento de su oficina y trabajar a distancia de vez en cuando (SIC); es decir, no se cerró la puerta completamente al teletrabajo.
El caso de Google es muy similar: con una política que otorga flexibilidad de horarios de entrada y salida, la empresa utiliza sus espacios de trabajo como una potente herramienta de retención y atracción de talentos, y busca que los empleados tengan todas las comodidades posibles para que permanezcan en las oficinas y trabajen juntos la mayor parte del tiempo.
¿Existe alguien que no haya visto imágenes de las famosas oficinas de Google, con sus toboganes, mesas de fulbito de mano o de billar, comida gratis o, incluso, canchas de vóley playa? Los “googlers”, normalmente, están muy orgullosos de sus oficinas y las utilizan de manera intensiva por eso, lo que no significa que, eventualmente, puedan decidir trabajar, por conveniencia, a distancia.
El caso Yahoo! deja dos enseñanzas claves para el mundo del teletrabajo:
1.
La innovación es un deporte de contacto. Las herramientas virtuales de colaboración son muy buenas, pero no reemplazan el contacto humano y la posibilidad de aprender, colaborar e innovar. Si la naturaleza del negocio exige que las personas tengan contacto directo, seguramente el teletrabajo funcionará bien para un grupo reducido de personas o para un número de tareas específicas.
2.
La oficina siempre debería ser el mejor lugar para trabajar. El hecho de que exista la posibilidad de trabajar a distancia no debe significar que las personas se “van a su casa” para no volver más. Si esto sucede, es porque podría existir un serio problema en el clima organizacional o en el acceso a herramientas y facilidades para cumplir su trabajo.
Las empresas que han entendido la importancia de los puntos anteriores son las que con mayor éxito implementan políticas de teletrabajo.
E-Organización.
En cuanto a las tareas aptas para teletrabajo, con el avance de la tecnología, la mayoría de las funciones tiene un importante componente de información y, gracias a la tecnología, la información está en cualquier lugar, salvo las tareas manuales, de ensamble o artesanales, las demás pueden ser teletrabajables, por lo menos, un día o dos a la semana.
Vamos camino a la e-organización y, por lo tanto, a una transformación cultural de la organización del trabajo, dejando atrás la vigente cultura presencial. La evolución de las TIC (tecnologías de la información y la comunicación) acompañan esta transformación a partir del desarrollo de aplicaciones que mejoran las comunicaciones y sistemas que duplican los puestos de trabajo en el lugar que el trabajador elija.
Beneficios del teletrabajo.
El principal beneficio es la optimización del tiempo que el empleado pierde en ir desde su casa al trabajo: que es el que pierden el empleado, su familia, su jefe, su empresa y los propios clientes. El trabajo flexible, bien implementado, mejorará la satisfacción y la calidad de vida de los empleados que lo disfruten y, por lo tanto, la calidad de trabajo que realicen.
Para las empresas:
• Optimización del trabajo, tiempos, costos y comunicaciones obteniendo una mejor productividad
y competitividad.
• Desde que se comunica a la organización que se inicia un proceso de implementación de teletrabajo, se notará una mejora en el clima laboral de los empleados (según una encuesta de la consultora Argentina Jobing, un incremento del 79% en la motivación y una reducción del estrés en 63%).
• Facilita la continuidad del negocio en momentos de contingencias o emergencias que no permitan el acceso físico a una o varias sedes de oficinas.
• Se manifiesta una cultura de empresa socialmente responsable, al fomentar políticas de conciliación de la vida familiar laboral, apoyando el bienestar de los trabajadores.
• Las nuevas generaciones demandan a las empresas adaptarse a nuevas realidades sociales. El teletrabajo permite “retener” y “atraer” profesionales, reduciendo el índice de rotación de personal.
• Permite la posibilidad de tener trabajadores trabajando en diferentes lugares y a distintas horas.
• En cuanto a impactos económicos en las empresas, se pueden generar importantes ahorros sobre el costo anual de un empleado por menor necesidad de metros cuadrados en oficinas, mantenimiento, consumo de energía, calefacción, refrigeración y limpieza.
• Ahorro en material y puestos de trabajo (PC, escritorio, etc.).
• Reducción del ausentismo y accidentes laborales.
• Ahorros en costos de viáticos.
• Reducción en gastos de teléfono y uso de internet.
Para los empleados.
• El trabajador no pierde tiempo de desplazamiento, y evita el tráfico y la presión por llegar a tiempo al trabajo.
• Genera mayor inclusión laboral de personal con discapacidad.
• Los trabajadores manifiestan un menor estrés al realizar sus tareas.
• Trabajar por objetivos hace que el trabajador sea responsable de manejar su tiempo. Los empleados tienen más libertad y autonomía, con responsabilidad. Tienen más tiempo para realizar tareas que no eran habituales.
• En el caso de mujeres embarazadas que trabajan, permite hacer más llevadero su proceso de gestación y evitar solicitar permisos adicionales. Para las mujeres que dieron a luz hace poco tiempo, la calidad de la lactancia es superior.
• Padres y madres con hijos pequeños generan una mejor educación y acompañamiento afectivo.
• En el futuro, tener experiencia como teletrabajador, capaz de cumplir sus objetivos incluso trabajando a distancia, va a enriquecer su currículum para conseguir un mejor trabajo o mejor pago.
• En cuanto a los ahorros monetarios: ahorro en transporte (pasaje, mantenimiento de auto, combustible), y ahorro en vestimenta acorde a la función que desempeñan.
• Mejora la calidad de lo consumido en el almuerzo, además de generarse un ahorro.
• Si el empleador otorga las herramientas necesarias para replicar el puesto de trabajo en el hogar, genera al empleado un ahorro en la compra de la tecnología.
• Ahorro en gastos de personal o guardería en los días que el empleado teletrabaja.
• Ahorro en transporte escolar para recoger a sus hijos del colegio.
El teletrabajo en el Perú.
En mayo del 2013, se publicó el texto de la ley Nº 30036 que regula el teletrabajo, y que lo define como: “… una modalidad especial de prestación de servicios caracterizada por el uso de tecnologías de la información y las telecomunicaciones, en las instituciones públicas y privadas” con un total de cinco artículos que, por su generalidad, dejan aún varios aspectos inconclusos, que deberían ser tratados en mayor profundidad por el reglamento de ley, que aún no ha sido publicado (dicho reglamento, que debió publicarse dentro de los 90 días de publicada la ley, solo tiene un prerreglamento publicado el 19 de mayo del 2015 por el Ministerio de Trabajo).
En términos generales, preocupa que se instauren complicados mecanismos y restricciones como existen actualmente en el régimen general de trabajo. Se espera que el reglamento otorgue claridad al respecto.
Podemos decir que el teletrabajo en las organizaciones del Perú es un tema poco conocido en cuanto a los beneficios que aporta. Actualmente, las organizaciones tienen estilos de conducción y organización tradicionales y, antes de pasar al teletrabajo, deben instaurar el concepto de teleempresario y luego el de teletrabajador.
De nada sirve un empleado que tenga las habilidades para teletrabajar si su jefe no está convencido de las ventajas que otorga la herramienta o que no tenga la capacidad de liderar equipos virtuales.
Existe, por ahora, una resistencia por parte de algunos directivos de empresas hacia el teletrabajo, quienes consideran que hacerlo en casa es trabajar menos, creen que dejar de verlos trabajar es perder el control. Esta percepción es uno de los primeros mitos que se deben derribar en las empresas.
Cifras con fundamento.
Según el estudio de la empresa CISCO, 2014 Connected World Technology Final Report, tenemos los siguientes datos relacionados con el teletrabajo:
23% de aumento de la productividad
25h de teletrabajo equivalen a 40h de trabajo en la oficina, debido a las distracciones.
18% de ahorro en gastos de oficina al reducir el espacio físico
72% de trabajadores manifiestan que podrían realizar parte de su trabajo de forma remota
Reducción de un 63% de ausentismo laboral
Reducción de un 25% de rotación voluntaria de empleados
2/3 de los empleados consideran que su organización sería más competitiva de incluir teletrabajo
4/10 empleados aceptarían una reducción de su salario a cambio de teletrabajo